紙資料を無くしてタブレット端末を使う「ペーパーレス会議」試行が9月議会からスタートします/新システムの研修を開催しました

ついに9月議会から「ペーパーレス会議」が試行スタートです

印刷された膨大な資料をPDFファイル化して、紙のかわりにタブレット端末などで会議を進めていく為に、議論と検討を進めてきたことをこれまで報告してきました。

2017年度はついに『実施段階』へ進みました。

まもなく始まる9月議会からは、これまで同様に紙の資料を併用しながらも、新たにタブレット端末を使った『ペーパーレス会議システム』を試行スタートします。

これまで市議会控室で全議員に貸与されていた古いノートパソコン(電源を入れてから立ち上がるまで10分くらいかかっていました)のリース期間が終了しました。

かわりに、先月中旬から新たに『2in1タブレット』が導入されました。

新たに導入された「2in1タブレット」

新たに導入された「2in1タブレット」


モニターとキーボードがセットになっていて、そのまま使えばノートパソコン、モニターを取り外せばタブレット端末になるので『2in1』と言います。

モニターを外せばタッチパネル式のタブレット端末になります

モニターを外せばタッチパネル式のタブレット端末になります


(フジノ自身はMacユーザーなのでiPadが良かったのですが、残念ながら議論の結果、『2in1タブレット』となってしまいました。シクシク・・・)

この『タブレット端末』に加えて、富士ソフトの『moreNOTE』というペーパーレス会議システムを導入しました。

富士ソフト「moreNOTE」ホームページより寒川町議会の導入事例

富士ソフト「moreNOTE」ホームページより寒川町議会の導入事例


すでに寒川町議会では2015年から導入している実績があります。

わが横須賀市議会では2017年末までは紙の資料も併用しながら本会議・委員会を行ないますが(試行期間)、来年からは一部の例外を除いて基本的にはタブレット端末で全て行なっていくことになります。

民間企業では何年も前から導入している当たり前の取り組みかもしれません。

けれども、国会では全くペーパーレス会議は議論が進んでいません。

まず地方議会から導入が始まり、2017年1月現在、全国で約60の市区町村議会で導入実績が増えてきました。

横須賀市議会でも数年前から議論を尽くし、ついに今夏から導入実現となりました。



本日は新システムの研修でした

8月中に、全議員が1人2回(基礎編と応用編)の研修を受けることになっています。

今日は基礎編の初回(2グループに分けて2回開きます)でした。

正直なところフジノ自身、Windowsをふだん使わないのでものすごく不便でやりづらかったです。

スタイラスペン(画面にペンで書き込むことができます)もふだんは全く使わないので、面倒でたまりません。

研修を受けてゲンナリしたのも事実です。

それでも他議会の事例を見ていると、使いこなしていけば今よりもっと早く的確に必要な情報にアクセスできるようになり、正確なデータに基づいた深い議論ができるようになるようです。

その成果を横須賀市議会でも得られるはずだとフジノは信じています。とにかくたくさん触って慣れて、手段に振り回されないようにしたいです。



目的と手段を見失うことはありません

かねてから申し上げてきたとおりで、本当に大切なことは紙資料を無くすことなんかじゃありません。

  • 議員の政策立案能力を高めること。
  • 議論をさらに充実させること。
  • 市役所・市議会の紙資料印刷製本の労力を減らすこと。

これらが本当の目的です。

素晴らしい経験と知識を持つ先輩議員の方々が、たかがタブレット端末を扱うのがニガテなせいで、大切な議論が止まってしまうならば、フジノはタブレット端末なんて導入しなくて良いと考えています。

道具の操作に縛られて、経験や知恵が阻害されるくらいならば、ICT化の必要はありません。

タブレット端末やPCに詳しい同僚議員のみなさまが会派を超えて教え合ったりしながら、手段に振り回されないように今、がんばっています。

大切なのは、市民のみなさまの想いが市議会の場でより良い形で議論できるようになることです。

このゴールを忘れること無く、試行錯誤しながらより良い手段を模索しつつ、横須賀市議会は議会ICT化を進めていきます。



今年も「議会IT化運営協議会」に就任しました/政策立案能力を向上させる為のIT活用

新たな「議会IT化運営協議会」スタートです

今日は『議会IT化運営協議会』が開かれました。

フジノは昨年度に続いて、この協議会に参加することになりました。

今年も議会IT化運営協議会メンバーになりました

今年も議会IT化運営協議会メンバーになりました


今日は、2013年度の新たなメンバーになって最初の協議会です。

  • 岩崎絵美
  • 杉田惺
  • 西郷宗範
  • 石山満
  • 土田弘之宣
  • 青木秀介
  • 渡辺光一
  • 永井真人
  • 長谷川昇
  • 井坂新哉
  • フジノ
  • 山城保男

委員長には西郷議員が、副委員長には渡辺議員が、それぞれ就任しました。

「試行」の結果、正式に「実施」が決まりました!

フジノが昨年度に提案・実現した議会の全ての資料の『データ化』&『クラウド化』

データ化&クラウド化のイメージ図(これはSugarSyncの場合です)

データ化&クラウド化のイメージ図(これはSugarSyncの場合です)

予算議会が終わった3月末、正式な実施に向けて、まず『試行』を行ないました。

1ヶ月間の『試行』の結果、見えてきた問題点(具体的には個人情報保護の件でした)もありました。

それらについても、『議会IT化運営協議会』にて議論を行ない、新たな対応も定めました。

この『試行』の結果を『報告書』にまとめて、昨日の議会運営委員会に提出、了承されました。

2012年度議会IT化運営協議会委員長からの報告書

2012年度議会IT化運営協議会委員長からの報告書


こうして、2013年度からは『正式な取り組み』として、議会の全ての資料の『データ化』&『クラウド化』が行なわれることになりました。

正式に実施することになった取り組み

正式に実施することになった取り組み


現時点では、全国の議会では初めての取り組みだそうです。

政策立案をIT化で推進していきます

フジノは、この「全資料の『データ化』&『クラウド化』」を2013年度はさらに進めていきたいと考えています。

横須賀市議会議員のみなさんに、そのメリットを体感してもらいたいのです。

その為には、データ検索のやり方を習得してもらえるような研修ができればいいなと考えています。

といっても、めちゃくちゃ簡単です。

すでに数年前から議事録(横須賀市議会会議録検索システム)はインターネット上で検索できるようになっています。

横須賀市議会会議録検索システムの画面

横須賀市議会会議録検索システムの画面


そして、ほとんどの議員がこのシステムを使いこなしていますので、検索機能そのものはみんな理解しています。

ですから新たに覚えていただく必要があるのは、下の3つだけです。

  1. Windowsの場合は、スタートメニューの中にある『プログラムとファイルの検索』
  2. Macの場合は、画面の右上にある『スポットライト検索』
  3. 『Acrobat Reader』の検索の使い方
Windowsの場合、スタートメニューから「プログラムとファイルの検索」

Windowsの場合、スタートメニューから「プログラムとファイルの検索」(フジノのデスクトップPCの画面です)

スポットライト検索(フジノのMacBook Airの画面です)

Macの場合、画面右上の「スポットライト検索」(フジノのMacBook Airの画面です)

Adobe Acrobatの検索さえ使いこなせれば、データ検索のスピードはかなり向上します

Adobe Acrobatの検索さえ使いこなせれば、データ検索のスピードはかなり向上します


これで、横須賀市議会の過去から現在に至るあらゆる膨大なデータを自宅でも事務所でも市議会でもどこからでも自由自在に活用することができるようになります。

どんなに素晴らしい『アイディア』でも、データの裏付けや法律的な根拠が無ければ、『単なる思いつき』に過ぎません。

そうした『アイディア』を『政策』へと高める上で必要なデータ類を、議会図書館の中に保管されたすさまじい量の資料から探し当てる作業に時間を費やす必要が無くなります。

今日の協議会の議題は「2013年度に扱うべき課題を提案してほしい」というものでしたので、さっそくフジノから2つのことを提案しました。

第1に、上に記した研修の実施です。

第2に、「『横須賀市議会の公式フェイスブックページ』の立ち上げや、市議会としての『ツイッターアカウント』『LINEアカウント』導入などのSNSの活用などを改めて議論してほしい」と述べました。

横須賀市議会では『議会だより』の年4回発行など、情報発信への取り組みは進められてきています。

けれども、やはり年4回ではリアルタイムな情報発信にはなりませんし、一方通行の情報発信ではいけないとフジノは考えています。

SNSの利用についてはアプリの流行りすたりもありますし、いろいろな課題もあります。

ただ、数年後には

あらゆる情報を『リアルタイム』で発信し、市民のみなさまと『双方向』のやりとりを横須賀市議会では行なっていく

という方向に進めていきたいとフジノは考えています。

フジノの任期はあと2年ですから、今すぐには実現できないかもしれません。

けれども、とにかく提案をしっかり行なって将来への道筋をつけていきたいです。