紙資料を無くしてタブレット端末を使う「ペーパーレス会議」試行が9月議会からスタートします/新システムの研修を開催しました

ついに9月議会から「ペーパーレス会議」が試行スタートです

印刷された膨大な資料をPDFファイル化して、紙のかわりにタブレット端末などで会議を進めていく為に、議論と検討を進めてきたことをこれまで報告してきました。

2017年度はついに『実施段階』へ進みました。

まもなく始まる9月議会からは、これまで同様に紙の資料を併用しながらも、新たにタブレット端末を使った『ペーパーレス会議システム』を試行スタートします。

これまで市議会控室で全議員に貸与されていた古いノートパソコン(電源を入れてから立ち上がるまで10分くらいかかっていました)のリース期間が終了しました。

かわりに、先月中旬から新たに『2in1タブレット』が導入されました。

新たに導入された「2in1タブレット」

新たに導入された「2in1タブレット」


モニターとキーボードがセットになっていて、そのまま使えばノートパソコン、モニターを取り外せばタブレット端末になるので『2in1』と言います。

モニターを外せばタッチパネル式のタブレット端末になります

モニターを外せばタッチパネル式のタブレット端末になります


(フジノ自身はMacユーザーなのでiPadが良かったのですが、残念ながら議論の結果、『2in1タブレット』となってしまいました。シクシク・・・)

この『タブレット端末』に加えて、富士ソフトの『moreNOTE』というペーパーレス会議システムを導入しました。

富士ソフト「moreNOTE」ホームページより寒川町議会の導入事例

富士ソフト「moreNOTE」ホームページより寒川町議会の導入事例


すでに寒川町議会では2015年から導入している実績があります。

わが横須賀市議会では2017年末までは紙の資料も併用しながら本会議・委員会を行ないますが(試行期間)、来年からは一部の例外を除いて基本的にはタブレット端末で全て行なっていくことになります。

民間企業では何年も前から導入している当たり前の取り組みかもしれません。

けれども、国会では全くペーパーレス会議は議論が進んでいません。

まず地方議会から導入が始まり、2017年1月現在、全国で約60の市区町村議会で導入実績が増えてきました。

横須賀市議会でも数年前から議論を尽くし、ついに今夏から導入実現となりました。



本日は新システムの研修でした

8月中に、全議員が1人2回(基礎編と応用編)の研修を受けることになっています。

今日は基礎編の初回(2グループに分けて2回開きます)でした。

正直なところフジノ自身、Windowsをふだん使わないのでものすごく不便でやりづらかったです。

スタイラスペン(画面にペンで書き込むことができます)もふだんは全く使わないので、面倒でたまりません。

研修を受けてゲンナリしたのも事実です。

それでも他議会の事例を見ていると、使いこなしていけば今よりもっと早く的確に必要な情報にアクセスできるようになり、正確なデータに基づいた深い議論ができるようになるようです。

その成果を横須賀市議会でも得られるはずだとフジノは信じています。とにかくたくさん触って慣れて、手段に振り回されないようにしたいです。



目的と手段を見失うことはありません

かねてから申し上げてきたとおりで、本当に大切なことは紙資料を無くすことなんかじゃありません。

  • 議員の政策立案能力を高めること。
  • 議論をさらに充実させること。
  • 市役所・市議会の紙資料印刷製本の労力を減らすこと。

これらが本当の目的です。

素晴らしい経験と知識を持つ先輩議員の方々が、たかがタブレット端末を扱うのがニガテなせいで、大切な議論が止まってしまうならば、フジノはタブレット端末なんて導入しなくて良いと考えています。

道具の操作に縛られて、経験や知恵が阻害されるくらいならば、ICT化の必要はありません。

タブレット端末やPCに詳しい同僚議員のみなさまが会派を超えて教え合ったりしながら、手段に振り回されないように今、がんばっています。

大切なのは、市民のみなさまの想いが市議会の場でより良い形で議論できるようになることです。

このゴールを忘れること無く、試行錯誤しながらより良い手段を模索しつつ、横須賀市議会は議会ICT化を進めていきます。



「紙ベースの膨大な資料のデータ化」と「タブレット端末の導入」とを引き続き議論しています/議会IT化運営協議会

臨時議会で各委員会メンバーは交代しても・・・

本日は、『議会IT化運営協議会』が開かれました。

横須賀市議会のスケジュールボード前にて

横須賀市議会のスケジュールボード前にて


『臨時議会』によってあらゆる委員会のメンバーが新しくなります。

けれどもこの『議会IT化運営協議会』は、前年度からメンバー交代をせずに「問題意識を共有しているメンバーで引き続きやっていこう」とみんなで合意していました。

そこでフジノも昨年に続いて『留任』、今年も『議会IT化運営協議会』の一員となりました。

議会IT化運営協議会・審査事項より

議会IT化運営協議会・審査事項より


『臨時議会』では、ふつうの他の委員会の場合の日程は、新しい委員長と副委員長などを決めたらそこで終わります。初回には、特に何かについて議論をすることは無く、終わります。

けれどもこの『議会IT化運営協議会』は違います。正副委員長の選出は一瞬で終わり、引き続き本題である議論へとすぐに入りました。



議員研修会と視察を終えて、さらなる課題や調査すべき事項の抽出を行ないました

横須賀市議会では、全議員に1人1台のノートパソコンが貸与されています。

このパソコンはリースをしているのですが(つまりレンタル)、2017年でそのリース期間が終わります。

そのリース期間終了にあわせて、横須賀市議会では新たに『iPad』などのタブレット端末を導入する方向で検討を進めています。

膨大な紙の資料を、PDFファイルに切り替えて、議会での質疑や議案の審査にはタブレット端末を使うのです。

すでに他の議会や自治体では、タブレット端末を導入しているところも増えてきました。

お隣の市である逗子市議会でのタブレット端末導入は、とても有名です。

また、議会改革のあらゆる分野で抜きん出ている大津市議会のタブレット端末導入の事例も有名です。

そこで、4月に入ってからは

  • 4月15日 全議員出席の『議員研修会』で、大津市議会議会局から講師をお招きして実態を伺いました。

  • 4月27日 逗子市議会を視察へ。実際に逗子市議会の議案審査や質疑で使われているタブレット端末を体験させて頂きました。

と2回の取り組みを行ないました。

本日は、これらを終えた上での各会派から『導入に際しての想定される課題』とさらに『必要な調査すべき事柄』を抽出して頂きました。

フジノ個人としては、2014年10月に逗子市議会の導入の事例を研修会で学びました。

紙を無くす、ペーパーレス化することで財政的にコストカットできるかと言えば、それほど大きなメリットはありません。

例えば、横須賀市議会が1年間に使用している紙の枚数と金額を調査してもらいました。

1年間の印刷枚数と経費

1年間の印刷枚数と経費


紙と印刷の金額だけでみると、約276万円です。

ペーパーレス化しても、1年間で276万円しかコストカットできないのです。

しかも、新たにタブレット端末を導入することになれば、無線LANシステムやタブレット端末リースの費用が必要になります。

それでは何故あえてタブレット端末を導入するか?

フジノは、2つのメリットがあると考えています。

  1. 政治家の政策立案能力の向上と、質疑や議案審査の内容を深化させる

  2. 議会資料を作る為に膨大な時間と労務を費やしていた議会事務局の職員や行政側の職員に、その時間と労務を無くし、もっと政策立案の仕事に力を回せる

第1に、ムダな資料探しの時間を無くして政策立案に時間を充てられるようになります。

すでに数年前からフジノは、全ての議会資料や行政側の提供資料をスキャナーで読み込んで、データ化(PDF化)しています。

もちろん、OCR機能を使って全ての書類をテキストとして検索できるようにしてあります。

そうすると、パソコンの検索機能を使えば(ちょうどみなさまがグーグルで何かの単語を検索するように)、市議会や行政の過去十数年分の資料が一瞬で検索できるのです。

紙の資料だった時には、まずどの冊子かあたりをつけて、目次を開いて、該当する事業などを探します。

資料探しの時間は、確実にムダです。

こういう作業にかかる時間がゼロになります。

あらゆる膨大な資料から手作業で探していた必要なデータを、一瞬で探し出せることができるようになります。

政治家の仕事は政策立案や議案の審査ですから、そこに集中すべきなのです。

これによって、質問作成そのものや議案審査そのものにより多くの時間を充てることができるようになります。

(とは言うものの、データ化しようがしまいが、最終的には政策立案能力の向上は議員個人個人の資質によるとは思いますが)

実はフジノは2013年にすでにこのメリットを提案して、議会もこの提案を取り入れてくれました。

こうして横須賀市議会ではすでに資料のPDF化がスタートしているのですが、そのデータが利用されているかといえば、現在はほぼ利用されていません。

しかし3年前と決定的に異なっているのは、『iPad』や『Surface』などのタブレット端末がかなり普及していることです。

今では多くのご家庭に1台はタブレット端末がありますし、まちの飲食店や美容院やアパレルやあらゆる店舗でもタブレット端末が日常的に使用されています。

タブレット端末の性能もとてもアップしました。

ですから、前回の提案(PDF化したデータをパソコンで使う)とは異なって、データへのアクセスしやすさが一気に向上しています。

データ化とタブレット端末導入をダブルで実施することで、多くの議員は仕事が早くなるとフジノは思うのですけれど・・・・

第2に、こちらこそ本当のメリットだとフジノは考えているのですが、議会事務局の職員と行政側の職員の労務負担とその為の時間を減らすことができます。

例えば、議員に配る為の予算説明資料や議案説明資料は、1冊数百ページに及ぶことがほとんどです。

これを印刷して、綴じて、全ての冊子に抜けているページが無いかなどの検品を行なっています。

もしも誤字・脱字や数値に誤りがあれば、差し替えです(もしくは正誤表の作成と配布)。

この凄まじく手間暇がかかる作業を、議会事務局と行政側の職員の方々が会期のたびにやらねばならないのです。

フジノはこの手間こそカットしたいです。

議会事務局の職員のみなさんは、政策立案や政策法務における議員のパートナーとして存在しているはずなのです。それが現状では、膨大な資料の作成やホチキス綴じやページの抜けが無いかなどの作業に拘束される時間がとても長い。もったいないです。

それは行政側で資料を作成している職員の方々にも同じことが言えます。

フジノは今日の議会IT化運営協議会でも提案したのですが、その労務にかかる時間を数値化してほしい、どれほどの時間が資料作成にかかっているか明示してほしい、と考えています。

彼ら彼女らをそうした作業から解放して、もっと政策立案や政策法務の側面で力を貸して頂きたいのです。

議会事務局の仕事を、本来の仕事に向きあえるようにする1つの手段が資料のデータ化とそれに伴うタブレット端末の使用の最大のメリットだ、とフジノは考えています。

ちょっと専門用語をたくさん使いすぎてしまいました。

でも、こんなことは多くの民間企業ではとっくに行なっていることですから、「市議会は遅れているなあ」と企業にお勤めの方々は読みながらお感じになったと思います。

さらに言えば、数年前から横須賀市立総合高校では1人1台タブレット端末をもたせていますし、明日5月18日に開催される『生徒総会』は全てタブレット端末だけで行なう予定です。

市立総合高校の生徒総会をタブレット端末で実施するというおしらせ

市立総合高校の生徒総会をタブレット端末で実施するというおしらせ


つまり、高校生が使いこなしている道具を、市議会ではいまだに導入できていないのです。

単なる一時的な流行に市議会がつられる必要は全くありませんが、こうしたタブレット端末を使用しての会議はもはや一般化しつつあると言えるかもしれません。

来年のリースアップに向けて、『議会IT化運営協議会』ではさらに議論を深めて、メリット・デメリットをしっかりと検討した上で、より良い結論を出したいです。



今年も「議会IT化運営協議会」に就任しました/政策立案能力を向上させる為のIT活用

新たな「議会IT化運営協議会」スタートです

今日は『議会IT化運営協議会』が開かれました。

フジノは昨年度に続いて、この協議会に参加することになりました。

今年も議会IT化運営協議会メンバーになりました

今年も議会IT化運営協議会メンバーになりました


今日は、2013年度の新たなメンバーになって最初の協議会です。

  • 岩崎絵美
  • 杉田惺
  • 西郷宗範
  • 石山満
  • 土田弘之宣
  • 青木秀介
  • 渡辺光一
  • 永井真人
  • 長谷川昇
  • 井坂新哉
  • フジノ
  • 山城保男

委員長には西郷議員が、副委員長には渡辺議員が、それぞれ就任しました。

「試行」の結果、正式に「実施」が決まりました!

フジノが昨年度に提案・実現した議会の全ての資料の『データ化』&『クラウド化』

データ化&クラウド化のイメージ図(これはSugarSyncの場合です)

データ化&クラウド化のイメージ図(これはSugarSyncの場合です)

予算議会が終わった3月末、正式な実施に向けて、まず『試行』を行ないました。

1ヶ月間の『試行』の結果、見えてきた問題点(具体的には個人情報保護の件でした)もありました。

それらについても、『議会IT化運営協議会』にて議論を行ない、新たな対応も定めました。

この『試行』の結果を『報告書』にまとめて、昨日の議会運営委員会に提出、了承されました。

2012年度議会IT化運営協議会委員長からの報告書

2012年度議会IT化運営協議会委員長からの報告書


こうして、2013年度からは『正式な取り組み』として、議会の全ての資料の『データ化』&『クラウド化』が行なわれることになりました。

正式に実施することになった取り組み

正式に実施することになった取り組み


現時点では、全国の議会では初めての取り組みだそうです。

政策立案をIT化で推進していきます

フジノは、この「全資料の『データ化』&『クラウド化』」を2013年度はさらに進めていきたいと考えています。

横須賀市議会議員のみなさんに、そのメリットを体感してもらいたいのです。

その為には、データ検索のやり方を習得してもらえるような研修ができればいいなと考えています。

といっても、めちゃくちゃ簡単です。

すでに数年前から議事録(横須賀市議会会議録検索システム)はインターネット上で検索できるようになっています。

横須賀市議会会議録検索システムの画面

横須賀市議会会議録検索システムの画面


そして、ほとんどの議員がこのシステムを使いこなしていますので、検索機能そのものはみんな理解しています。

ですから新たに覚えていただく必要があるのは、下の3つだけです。

  1. Windowsの場合は、スタートメニューの中にある『プログラムとファイルの検索』
  2. Macの場合は、画面の右上にある『スポットライト検索』
  3. 『Acrobat Reader』の検索の使い方
Windowsの場合、スタートメニューから「プログラムとファイルの検索」

Windowsの場合、スタートメニューから「プログラムとファイルの検索」(フジノのデスクトップPCの画面です)

スポットライト検索(フジノのMacBook Airの画面です)

Macの場合、画面右上の「スポットライト検索」(フジノのMacBook Airの画面です)

Adobe Acrobatの検索さえ使いこなせれば、データ検索のスピードはかなり向上します

Adobe Acrobatの検索さえ使いこなせれば、データ検索のスピードはかなり向上します


これで、横須賀市議会の過去から現在に至るあらゆる膨大なデータを自宅でも事務所でも市議会でもどこからでも自由自在に活用することができるようになります。

どんなに素晴らしい『アイディア』でも、データの裏付けや法律的な根拠が無ければ、『単なる思いつき』に過ぎません。

そうした『アイディア』を『政策』へと高める上で必要なデータ類を、議会図書館の中に保管されたすさまじい量の資料から探し当てる作業に時間を費やす必要が無くなります。

今日の協議会の議題は「2013年度に扱うべき課題を提案してほしい」というものでしたので、さっそくフジノから2つのことを提案しました。

第1に、上に記した研修の実施です。

第2に、「『横須賀市議会の公式フェイスブックページ』の立ち上げや、市議会としての『ツイッターアカウント』『LINEアカウント』導入などのSNSの活用などを改めて議論してほしい」と述べました。

横須賀市議会では『議会だより』の年4回発行など、情報発信への取り組みは進められてきています。

けれども、やはり年4回ではリアルタイムな情報発信にはなりませんし、一方通行の情報発信ではいけないとフジノは考えています。

SNSの利用についてはアプリの流行りすたりもありますし、いろいろな課題もあります。

ただ、数年後には

あらゆる情報を『リアルタイム』で発信し、市民のみなさまと『双方向』のやりとりを横須賀市議会では行なっていく

という方向に進めていきたいとフジノは考えています。

フジノの任期はあと2年ですから、今すぐには実現できないかもしれません。

けれども、とにかく提案をしっかり行なって将来への道筋をつけていきたいです。

政策立案能力を高める為の改革へ/議会IT化運営協議会

今日は、お昼から市議会へ向かいました。

フジノが所属している『議会IT化運営協議会』に出席する為です。

08fujino

昨年からの1年間、青木秀介委員長を筆頭に『議会IT化運営協議会』には、フジノにとって信頼できるメンバーばかりでありがたかったです。

任期はまもなく終わってしまうのですが、とても充実した1年間でした。

この『議会IT化運営協議会』は、横須賀市議会議員の政策能力をアップさせていく上で大きく貢献するであろう改革に踏み出しました。

フジノの提案、実現へ

なかなか報告できなかったのですが、フジノの提案が今、実現に向かっています。

横須賀市議会の全ての書類を『データ化』して『クラウド化』することを目指しています。

予算書、決算書、議案書、本会議・委員会での説明資料をはじめ、市議会にはすさまじい量の『紙ベース』の書類が存在しています。

これらを、実現可能なところから全て『PDF化』していきます。

  • P=ポータブル
  • D=ドキュメント
  • F=フォーマット

08pdf

2008年7月に「ISO32000-1」の国際規格にも正式に承認されて、将来にわたって安心して閲覧・保管することができるようになりました。

ビジネスをはじめ、今ではあらゆる書類は『紙』ではなく、『PDF』(持ち運べる文書形式)というファイル形式で活用されています。

民間企業では、書類の『PDF化』は当たり前のことでもあります。

さらに身近なところでは、『自炊』という言葉が知られるようになりましたよね。

スキャナーで本やマンガを読み込んで、タブレット型パソコンで読んでいる人が増えてきました。

08document

これを市議会でも行なっていくのです。

フジノ個人としては4年程前から、配布された紙の資料は全てスキャナーで読み取って『PDF』にしています。

08scanner

データは全てクラウド上に保管してあります。

08sugarsync

そのおかげで、ものすごく仕事がやりやすくなりました。

たくさんの大きなメリット

この『PDF化』『クラウド化』には大きなメリットがあります。

PDFにはセキュリティを設定できるので、社内文書が仮に流出しても内容を勝手に編集することはできません。また、パスワードが無ければファイルそのものを開くことができませんので、安心です。

使うパソコンやスマホを選びません

使うパソコンやスマホを選びません


そして、使う機器を選びません。

デスクトップパソコン、モバイルパソコン、タブレット型パソコン、スマートフォン、携帯電話、あらゆるデジタル機器でどこにいても全てのデータにアクセスすることができるようになります。

そもそも、ある書類が市議会に置きっぱなしだから自宅や事務所では読めない、なんていうもったいない時間の損失はゼロになります。

例えば、予算書は厚さが電話帳サイズなので、手で持ち歩くのは大変です。

でも、フジノのスマートフォンにはこの10年間の予算書が全て入っています。決算書も議案書も全てです。

夜、布団でふとあるデータが気になってもすぐにチェックすることができます。

トイレでも、電車の中でつり革に掴まっている時でも、出張先でも、いつどこにいても全ての資料にアクセスできるのです。

検索性が極めてすぐれています

検索性が極めてすぐれています

最大のメリットは、文字を検索する能力がすさまじく向上したことです。

ある単語を入れれば、過去全ての書類から一瞬で検索してくれます。

今まで『紙』ベースでは、勘と経験によってあらゆる資料や冊子に書かれているかもしれないデータを必死に探さねばならなかった訳です。

それが『PDF』化してあれば、過去の全てのデータの中から、一瞬でその単語を検索して全てを表示してくれます。

これは、政治家の政策立案能力を大いに高めていきます。

好条件が揃い実現へ

実は、数年前からフジノは、この実現を目指して議会事務局にうちうちで調査してもらってきました。

でも、本音では「すぐに実現するのはムリだろう」と思っていました。

それが、たまたま2012年度は、無所属を代表してフジノが『議会IT化運営協議会』メンバーに就任できることになりました。

さらにラッキーだったのは、青木秀介さんが委員長に選ばれたことです。

フジノにとって信頼できる存在の秀介さん(と青木議員のことを呼ばせてもらってます)が委員長であることで

「秀介さんならば色メガネ抜きでフジノの提案を受け止めてくれるはず」

という安心感がありました。

(*10年経った今でも市議会の中でフジノはまだ色メガネで見られて提案しても受け止めてもらえないこともあるのです)

そして、実際に提案したところ、青木委員長・西郷副委員長ともにフジノの提案を取り上げて下さって、他のメンバーもみなさんが賛同して下さいました。

それから1年、いろいろな議論をして条件を詰めてきて、ついに予算議会が終わる頃には試行されることになりました!

IT化は政策力アップの単なるいち手段

フジノはなんでもIT化することが良いとは全く思っていません。

例えば、紙ベースの書類はとても一覧性に優れています。iPadでPDFを見るよりも、絶対に紙の資料を見た方が早いです。

あるいは、本会議場での市長との質疑にパワーポイントを使ってデータを示したりすれば、分かりやすくはなります。でも、分かりやすさと良い政策提案かどうかは全く別の問題です。

政策立案能力が無いくせに、パソコンやインターネットを使うのだけが得意な人間は、政治家として必要ありません。

今回、この『議会IT化運営協議会』が行なう取り組みは単なるIT化ではありません。

あくまでも、より仕事をしやすくする為のものです。

書類を探すのに時間をムダにせずに、短縮できた時間をもっと市民のみなさまから生の声を聴かせて頂く時間に充てるのです。

資料の山に埋もれて浪費していた時間を、必死に考えたり議論をしたりする時間に向けられるようにするものです。

流行に流されたようなIT化ではなく、効果のある政策立案の為の改革を進めていきたいです。